最近、電子帳簿保存法についてよく耳にすることがあるかと思います。
インボイス制度と併せてよく聞くこの法改正、実際のところ「何を・いつまでにすればいいの？」とお悩みの方も多い方お思います。
本日は制度概要とその対応についてお伝えいたします。
まず第一に、電子帳簿保存法で定義されていることを細かく見ていきましょう。
改正電子帳簿保存法の大きなポイントの一つは、電子取引における電子データ保存の義務化されたことです。
取引情報を記載した文書（例：領収書や請求書、注文書、契約書、見積書など）で、紙ではなく電子データでやりとりしたものを指します。
自社が発行した書類も、取引先から発行された書類もどちらも該当しますのでご注意ください。
電子取引には電子メールで送受信したファイルデータだけでなく、EC サイトやアプリなどの画面上で表示される請求書や納品書なども含まれる。
資料保存には大きく真実性と可視性の2つが求められるため、下記の4つの要件を満たしている必要があります。
データは必要な情報をいつでもすぐに出力でき、改ざんできないようになっている必要があります。
主に対策しなければならないのはⅢとⅣです。
どのような対策が必要かを各項目詳しく見ていきます。
保存したデータを「取引年月日」「取引先」「取引金額」で検索できる状態にしなければなりません。
例）
① 専用ソフトで機能を備える
② 保存するファイル名を「20230101_(株)〇〇_10000」（2023 年 01 月 01 日付の㈱〇〇
から 10,000 円の領収書）のようにする
③ Excel 等で索引簿を作成し、ファイルと関係づけて検索できるようにする
① （受取書類）タイムスタンプが付されたデータを受け取る
② （発行書類）データに速やかにタイムスタンプを押す
③ データの訂正・削除が記録される又は禁止されたシステムを利用する
④ 不当な訂正・削除の防止に関する事務処理規程を整備・運用する
現在宥恕期間として事実上 2023 年末までは電子取引データの紙の保存が認められています。
そして 2024 年以降の猶予として、相当の理由があると認められる場合は、一定の条件のもとに、保存要件を満たさない電子取引データの保存を可能とする措置が設けらましたので、喫緊の対応を進めているところは一時期に比べると減少しています。
しかしながらいつかは対応しなければ罰則等にもかかわる法改正ですので常に最新情報をキャッチアップできるようにしておきましょう。【原則はすべての要件が必要】
税務職員等からの電子取引データのダウンロードの求めに応じることができる業者。
判定期間の売上高が 5,000 万円以下
整理等された出力書面の提示・提出の求めに応じることができる
相当の理由があると税務署長が認める。
税務職員等からの電子取引データのダウンロードの求めに応じることができる業者
2023年10月のインボイス制度よりかは実質的な施行が後ろ倒しになった電子帳簿保存法ですが、対応しなければならない未来はすぐそこに迫っています。
今の経理体制をどのように法改正に対応していくのか、お悩みの方は税務のプロにお任せください。
初回の相談は無料です。
